Eerst meten, dan versnellen: hoe AI HR écht vooruithelpt

AI belooft HR slimmer, sneller en efficiënter te maken. Maar waar begin je als je niet precies weet hoe digitaal volwassen je organisatie vandaag al is? Jan Ewoud ten Brinke, directielid bij Youforce, pleit voor een nuchtere aanpak: eerst inzicht, dan automatiseren en pas daarna versnellen met AI. Want technologie is pas echt waardevol als HR daardoor weer tijd krijgt voor wat uiteindelijk het meeste telt: mensen.

Blind

‘De grootste uitdaging voor HR-organisaties die hun digitale volwassenheid willen vergroten, is niet de techniek. Het begint met weten waar je werkelijk staat. Uit de HR Benchmark 2026 blijkt dat slechts 13 procent van de HR-afdelingen zichzelf volledig digitaal volwassen vindt, terwijl 22 procent losse tools gebruikt die niet met elkaar verbonden zijn. Organisaties schatten hun eigen digitale niveau daardoor regelmatig anders in dan de praktijk laat zien. De Digitaliseringsscore, onderdeel van de Digitaliseringsscan van Youforce, biedt een concreet startpunt. De scan maakt zichtbaar hoe processen zijn ingericht, waar handmatig werk of dubbele stappen voorkomen en waar de meeste winst te behalen valt. Zo begint digitalisering niet met een aanname, maar met inzicht.’

Versnellen

‘Dat inzicht maakt het vervolgens mogelijk om gericht te versnellen. Vooral processen die vaak terugkomen en veel handmatig werk vragen, bieden kansen. Denk aan declaraties, verlofaanvragen en dossiervorming. Het automatiseren van declaraties kan al snel 800 uur per jaar besparen, verlofaanvragen 200 uur en dossiervorming 400 uur. Een andere belangrijke versneller is eenmalige, betrouwbare vastlegging. Wanneer gegevens automatisch doorstromen naar de salarisverwerking en andere systemen, hoeft een medewerker een mutatie niet steeds opnieuw in te voeren. Ook kan HR de invoer zoveel mogelijk bij de bron leggen: bij de medewerker zelf. Een medewerker kan bijvoorbeeld zelf het netto-effect van ouderschapsverlof berekenen of zien wat een paar uur meer of minder werken betekent. Zo ontstaat er meer ruimte voor het werk waar HR echt het verschil kan maken.’

Slimmer

‘Ook AI biedt daarvoor steeds meer mogelijkheden. Uit onze benchmark blijkt dat AI binnen HR momenteel vooral wordt ingezet voor administratieve taken, werving en selectie en voorspellende analyses. De winst zit onder andere in minder fouten, kortere doorlooptijden en beter onderbouwde keuzes. Kansrijk is ook AI die eerstelijns HR-vragen beantwoordt, bijvoorbeeld over verlofsaldo’s of arbeidsvoorwaarden. Wanneer dat veilig binnen de HR-software zelf gebeurt, ontstaat een krachtige combinatie van betrouwbaarheid en snelheid. HR houdt daardoor meer tijd over voor werk waarin menselijke aandacht wezenlijk is.’

Oppassen

‘Juist omdat AI zoveel mogelijkheden biedt, is voorzichtigheid noodzakelijk. Vooral gevoelige HR- en salarisdata vragen om extra aandacht. Een groot deel van de medewerkers die AI gebruiken, verwijderen gevoelige informatie niet voordat zij die aan een AI-tool toevertrouwen. Voor HR vormt dat een reëel risico. Organisaties moeten daarom vooraf duidelijke gedragsregels vastleggen en de AVG-eisen leidend maken. Bovendien blijft een menselijke controle op de uitkomst van AI essentieel. Technologie kan ondersteunen, maar verantwoordelijkheid kan niet simpelweg worden uitbesteed aan een algoritme.’

Fundament

‘De Digitaliseringsscore helpt HR om daarin de juiste volgorde te bepalen. De scan maakt bijvoorbeeld zichtbaar wanneer systemen wel aanwezig zijn, maar onvoldoende aan elkaar zijn gekoppeld. Dat is een belangrijk knelpunt: een derde van de HR-professionals ervaart wekelijks vertraging door onvoldoende integratie. De verleiding kan groot zijn om vervolgens direct automatisering of AI toe te voegen, maar daarmee wordt het probleem niet opgelost. Eerst moeten de basis, de koppelingen en de datakwaliteit op orde zijn. Pas daarna kan automatisering of AI echt versnellen. Wie AI inzet op een fundament dat daar nog niet klaar voor is, loopt het risico dat de beloofde versnelling juist uitblijft.’

Ruimte

‘Voor veel HR-teams is dat extra belangrijk omdat de capaciteit beperkt is en de veranderopgaven groot zijn. Zeven op de tien respondenten in de HR Benchmark 2026 verwachten dat HR met geïntegreerde digitalisering meer impact kan maken met minder middelen. Tegelijkertijd ervaart meer dan de helft digitalisering soms als extra werk in plaats van als verlichting. Dat verandert wanneer HR AI eerst toepast op de eigen tijdrovende werkzaamheden, zoals het beantwoorden van standaardvragen of het verwerken van basismutaties. De tijd die daarmee vrijkomt, kan vervolgens worden ingezet voor een belangrijkere rol: medewerkers helpen bij het ontwikkelen van de vaardigheden die nodig zijn om zelf goed en verantwoord met AI te werken. Zo wordt HR niet alleen gebruiker van nieuwe technologie, maar ook een voorbeeld voor de rest van de organisatie.’

Menskracht

‘Die menselijke factor wordt steeds belangrijker. Veel werkgevers verwachten dat medewerkers door AI andere scholing en vaardigheden nodig hebben, zoals samenwerken, aanpassingsvermogen en digitale en kritische vaardigheden. Voor HR geldt precies hetzelfde. Toch is HR in veel organisaties bij de adoptie van AI nog eerder volger dan kartrekker. Slechts een klein deel van de organisaties heeft HR strategisch verantwoordelijk gemaakt voor AI-gereedheid. Daar ligt een duidelijke kans. HR-professionals die nieuwsgierig zijn, zelf ervaring opdoen met AI en die kennis vervolgens vertalen naar de eigen organisatie, zijn onmisbaar om de digitale transformatie ook vanuit menselijk perspectief te laten slagen.’

Volhouden

‘Een voorbeeld daarvan is Hogeschool Utrecht. Daar is al jaren geleden gestart met het structureel digitaliseren van HR-processen. Niet als een eenmalig project, maar als een doorlopende aanpak. Dat heeft geleid tot een grote efficiëntieslag, met een minimale bezetting op administratieve functies, foutloze en snelle processen en een opvallend hoge medewerkerstevredenheid over de HR-dienstverlening. De belangrijkste les is dat de grootste versnelling niet noodzakelijk voortkomt uit één spectaculaire AI-toepassing. Duurzame winst ontstaat juist door structureel en consequent aan digitalisering te blijven werken. Dat vraagt geduld en volharding, maar levert op de lange termijn de grootste en meest duurzame resultaten op.’

Beginnen

‘Voor HR-professionals die de komende twaalf maanden echt stappen willen zetten, is het advies daarom eenvoudig: begin met meten in plaats van aannemen. Doe de Digitaliseringsscan, breng de grootste knelpunten in kaart en kies vervolgens één proces om als eerste aan te pakken. Niet de volledige HR-organisatie hoeft in één keer op de schop. Een gerichte, goed uitgevoerde eerste stap levert sneller resultaat op, bouwt vertrouwen op en legt de basis om daarna verder te bouwen met automatisering en AI.’

Menselijk

‘Uiteindelijk zijn digitalisering en AI geen doel op zich. Ze moeten HR juist tijd en ruimte geven voor mensen. De techniek is beschikbaar; de vraag is hoe organisaties ermee omgaan en wat die techniek daadwerkelijk oplevert. Daarmee is digitalisering niet alleen een technologievraagstuk, maar vooral een mensvraagstuk — en dus bij uitstek een HR-vraagstuk. Wie zijn Digitaliseringsscore kent, één concreet proces kiest en vervolgens stap voor stap verder bouwt, kan technologie inzetten waarvoor die bedoeld is: HR sterker maken in het werk dat er werkelijk toe doet.’

Jan Ewoud ten Brinke is Commercial Director bij Youforce . Youforce is een Premium partner van HR Live 2026, het grootste HR netwerk event van Nederland.

Youforce organiseert op 20 mei 2027 voor de tweede keer het nationale event HR Impact Night waar op drie verschillende niveaus de HR-professional van het jaar wordt gekozen. Save the date!