Koen Stam: ‘Maak slim gebruik van data om retentie te stimuleren’

Wat heeft technologie met retentiebeleid te maken? Koen Stam (37), countrymanager bij softwarebedrijf Personio, gelooft in het (door)ontwikkelen van talent en is ervan overtuigd dat het slimme gebruik van data hier een belangrijke rol bij speelt.

‘Van alle departementen is HR nog het minst gedigitaliseerd’, vertelt Stam. ‘Je ziet dat veel HR-organisaties nog te veel met Excel werken, te weinig inzichten op het gebied van loonschalen en promotiepaden hebben en deze niet transparant kunnen communiceren.’ De oprichters van Personio zagen negen jaar geleden een gat in de markt op dit gebied en richtten zich op het ontwikkelen van software om HR-processen te vereenvoudigen. ‘We proberen met de klant mee te bouwen, zodat we alle datapunten van de levenscyclus van de werknemer gecentraliseerd kunnen krijgen in onze applicatie. Door uit deze inzichten te putten tijdens jaarlijkse gesprekken, gaan mensen meer nadenken over hoe ze kunnen doorgroeien en wordt het makkelijker om mensen te behouden. De grotere rapportages die je dankzij alle datapunten van medewerkers creëert, leiden ook weer tot belangrijk bedrijfsbeslissingen.’

‘Het stimuleren van topperformers is cruciaal voor het succes van het bedrijf’

Hoe draagt HR bij Personio zelf bij aan het behoud van toptalent? Dit zijn volgens Stam de mensen die niet alleen zelf goed werk leveren, maar ook moeite doen om anderen beter te maken. ‘Behoud van mensen staat vaak gelijk aan tijd nemen om het gesprek aan te gaan met het talent’, zegt Stam. ‘Meestal gaat er veel aandacht naar de mensen die minder presteren binnen in een organisatie. Terwijl het juist belangrijk is om in teams of departementen inzichtelijk te maken waar je toptalent zit.’

‘Mensen zijn onder andere gedreven door beloning en aanzien; ze willen dus zien wat de vervolgstappen zijn op het gebied van salaris. Als je dat niet transparant maakt, mis je de fundamenten die mensen een goed gevoel geven en waardoor ze weten waar ze naartoe kunnen werken. Dit creëert vertrouwen en kan er ook voor zorgen dat iemand langer bij een organisatie blijft. Daarom worden bij Personio periodieke coachingsgesprekken gevoerd, waarbij duidelijke doelen voor het team en individuen vastgelegd worden. ‘Dit kun je aanvullen met vragenlijsten en het vragen van feedback aan peers. Als je al die datapunten samenbrengt, krijg je inzicht in wat mensen beweegt en hoe het écht met een organisatie gaat.’

Bottom-up feedback

Open en transparante communicatie staat bij Personio hoog in het vaandel. ‘Er zijn altijd beslissingen die top-down doorgevoerd worden, maar zorg ten alle tijden dat je bottom-up die feedback krijgt’, zegt Stam. ‘Personio heeft een customary advisory board en we nodigen klanten regelmatig uit om mee te denken over de roadmap van ons product. Verder is er ook een employee advisory board, waarin we met medewerkers met verschillende functies uit uiteenlopende departementen en landen discussiëren over strategische beslissingen. Zonder hun goedkeuring gaat beleid niet doorgevoerd worden’, aldus Stam. ‘We willen ervoor zorgen dat iedereen in de organisatie gehoord wordt. Iets meer dan een jaar geleden zijn we naar een ander kantoor verhuisd. We hebben toen ook bottom-up geluisterd naar hoe de toekomst er post-covid uitziet. Daar is er inspraak van iedereen geweest om een kantoor te maken voor iedereen.’

‘Starters kunnen bij ons direct met de CEO en investeerders praten’

‘Elke donderdag om 17.30 uur hebben we een meeting met alle teams uit 2.000 landen. Hier wordt zoveel mogelijk transparant gedeeld over cijfers of relevante beslissingen. Eens in de drie maanden nodigen we ook alle investeerders uit. We hebben dan een open Q&A waarbij we ze ook directe vragen kunnen stellen. Starters kunnen dan direct praten met de CEO en investeerders. Deze grote mate van managementtransparantie willen we stimuleren, zeker binnen snelgroeiende organisaties, die met veel verschillende generaties werken.’

Gesprekken stimuleren

Om waardevolle gesprekken te stimuleren, maakt Personio hier letterlijk de nodige ruimte voor. ‘Het gros van onze ruimte is een ‘social gathering’ en aan de linker- en rechterkant hebben we ‘desk setups’. Slechts 30% van onze ruimte is dus bedoeld voor bureaus. Het is de bedoeling dat we op kantoor onderling als collega’s goede gesprekken kunnen voeren. Verder krijgen we regelmatig partners, klanten en andere mensen over de vloer, met wie we waardevolle gesprekken willen stimuleren.’

Binden en boeien

Naast transparantie is vrijheid ook een belangrijke waarde binnen Personio. ‘Er wordt veel vrijheid gegeven aan de invulling aan jouw rol. Een grote mate van verantwoordelijkheid wordt neergelegd bij de mensen zelf, die gestimuleerd worden om veel te ondernemen. Als je jouw mensen aan je wilt binden, is het belangrijk om ze te boeien.’

‘Groei is niet altijd lineair’

Stam benadrukt tenslotte dat retentiebeleid een continu proces is en dat groei binnen een organisatie niet altijd op lineaire wijze hoeft te gebeuren. ‘Het talent dat nu in een bepaald team werkt, kan dankzij zijn specifieke vaardigheden later ook bij een andere afdeling werken. Als HR dat goed in kaart kan brengen, kun je talent langer behouden.’

Personio is partner van MainStage HR, het keynote congres op het hoofdpodium van HR Live op 17 oktober 2024. Bestel hier je HR Live Compleet tickets.