De 7 verborgen kosten van niet-gedigitaliseerde HR
Auteur: SD Worx, partner van HR Live 2023
Bijna zes op de tien Europese bedrijven geeft aan hun medewerker nog geen digitale HR-omgeving te kunnen bieden. Er is nog een lange weg te gaan. En waarom zou je er eigenlijk haast mee moeten maken als HR? Omdat langzaam of helemaal niet digitaliseren veel verborgen kosten met zich meebrengt. Alles ‘laten zoals het is’ kost inderdaad meer dan je denkt. We zetten 7 kostenposten voor je op een rij.
Jarenlang was het opbouwen van een goede digitale werkplek een hele uitdaging. Onvoldoende ontwikkelde technologieën, verwarrende IT-normen, complexe integratie en een gebrek aan eenvoudige softwaretools waren hier debet aan. Zonder een master IT-management of zakken vol geld was digitalisering bijna altijd een moeizame strijd. Gelukkig is dat niet langer zo. Veel partijen leveren tegenwoordig HR-technologie die begrijpelijk en betaalbaar is, met voordelen voor iedereen: de organisatie, de afdeling HR en niet te vergeten: de medewerkers. Er is echter nóg een overtuigende reden om eerder vroeg dan laat digitaal te gaan: de verborgen kosten van niet digitaliseren.
#1 Inefficiënte HR-processen
Het beheer van transactionele HR-taken, zoals loonadministratie, centrale HR en tijds- en aanwezigheidsregistratie is vaak complex en tijdrovend. Terwijl je alle middelen inzet om ieder detail goed aan te pakken, blijven taken met meer toegevoegde waarde liggen, zoals de vernieuwing van het L&D-programma, tot ‘er tijd voor is’. Dankzij automatisering kan je hiervoor echter tijd vrijmaken. Tijd om echt aan employer branding te doen en (toekomstige) medewerkers meer aandacht te geven. Geen wonder dat operationele uitmuntendheid de eerste fase is van elk digitaliseringstraject.
#2 Een slechte digitale ervaring
Je medewerkers, vooral de jongere generaties, zijn in hun dagelijks leven allang gewend aan gebruiksvriendelijke apps, zoals Netflix, Spotify en TikTok. 60% van de medewerkers vindt het belangrijk om met de nieuwste digitale toepassingen te werken. Als je er niet in slaagt om dezelfde consumentvriendelijke ervaring te bieden met digitale HR, jaag je ze misschien wel weg. Het optimaliseren van de bruikbaarheid van digitale tools, van intuïtieve interfaces tot mobiele functionaliteit, kan het digitaliseringstraject van HR maken of breken. Dit wordt ook wel Fase 2 genoemd in de ontwikkeling van een sterke digitale werkplek.
#3 Wettelijke nalevingsrisico’s
Naleving van de fiscale, arbeidsrechtelijke en privacywetgeving staat bovenaan de prioriteitenlijst van elk HR-team. Eén enkele fout kan leiden tot hoge boetes, kosten van correctie en aantasting van het werkgeversimago. Het lastige is dat de wetgeving voortdurend verandert en van land tot land verschilt, soms zelfs van regio tot regio. Waarom besparen we ons niet de stress die komt kijken bij nalevingsbeheer door te vertrouwen op HR-technologie met automatische updates?
#4 Achterblijvende productiviteit
In tijden van economische onzekerheid en een tekort aan arbeidskrachten zou het stimuleren van groei, betrokkenheid en productiviteit op de werkplek vanzelfsprekend moeten zijn. De juiste digitale hulpmiddelen kunnen daarbij een hele uitkomst zijn. Denk aan leer- en ontwikkelingsprogramma’s, apps voor welzijn en het in kaart brengen van vaardigheden, samenwerkingsplatforms of onboarding tools. Ze stellen medewerkers in staat om het beste uit zichzelf te halen, wat vanzelf tot een hogere output en dus meer inkomsten leidt. Dit wordt ook wel Fase 3 van het digitaliseringtraject genoemd.
#5 Een lek beveiligingssysteem
Een HR-afdeling bewaart grote hoeveelheden gevoelige informatie – of het nu gaat om vertrouwelijke gegevens over de organisatie of persoonlijke informatie over medewerkers. Het is bijna onmogelijk om met een handmatig systeem de toegang tot die informatie te controleren. Natuurlijk is het waar dat digitalisering de deur opent naar mogelijke problemen met cyberbeveiliging. Maar als je goed oplet bij het kiezen van je HR-technologieleverancier, kun je profiteren van ingebouwde privacy- en gegevensbeveiligingsvoorzieningen. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over het verlies van strategische informatie of hoge boetes.
#6 Een ontkoppeling tussen management en medewerkers
Open communicatie is de kern van elke succesvolle organisatie. Dat is nog meer het geval als je een hybride personeelsbestand beheert. Waarom? De meest betrokken medewerkers zijn vaak mensen met een duidelijk beeld van de koers die de organisatie vaart. Ze zijn goed op de hoogte en hebben sterk het gevoel erbij te horen. Als dat niet het geval is, zullen ze eerder overstappen naar een andere werkgever. In dat geval moet je aanzienlijke kosten maken om die vacature te vullen. Eén ding is zeker, met een digitaal HR-ecosysteem bereik je je hele team binnen een paar seconden, waar ze ook zijn.
#7 Een gebrek aan inzichtelijke gegevens en rapportage
Het creëren van een verbonden digitaal ecosysteem – de laatste fase van het digitaliseringstraject – kan dagen aan handmatig werk besparen bij het verzamelen, opschonen en samenvoegen van gegevens. Geen omslachtige spreadsheets en gecompliceerde formules, maar slechts één set nauwkeurige gegevens om mee te werken. Bovendien hebben veel geïntegreerde systemen ingebouwde rapportage- en analysetools. Ze zijn een uitbreiding van de mogelijkheden van je HR-team op het gebied van business intelligence. Dit alles levert slimmere, meer data gestuurde beslissingen op om onder andere het gebruik van je budget te optimaliseren.