Thuiswerken? Zo heb jij alle processen goed geregeld

Auteurs: Dion Zeck & Arthur Nieland (AFAS Software)

Thuiswerken is niet nieuw. Het gebeurde voor corona al bij veel organisaties, maar echte prioriteit had het niet. Dat is nu na een paar jaar wel anders. Uit gesprekken blijkt dat een hybride situatie waarbij mensen deels op kantoor en deels thuiswerken het nieuwe normaal is. En dat is geen probleem als je bedenkt dat de BV Nederland de afgelopen tijd toch doorgedraaid heeft. Wel moet je hiervoor als bedrijf flink wat zaken goed regelen.

De kantoorruimte wordt bij veel bedrijven blijvend afgeschaald

Heel wat bedrijven geven aan dat ze hun kantoorruimte na de coronacrisis blijvend zullen afschalen. Ze kiezen er bijvoorbeeld voor ‘slechts’ 60 procent van hun mensen werkplekken op locatie aan te bieden. Dat besluit heeft niet alleen impact op medewerkers. Die combinatie van thuiswerken en op kantoor werken beïnvloedt ook allerlei processen, zoals het vastleggen van aanwezigheid en de salarisadministratie. Wij zien het als onze uitdaging om alles wat te maken heeft met thuiswerken te stroomlijnen en soepel te laten verlopen.

Wie werkt thuis en wie niet?

Eén van de zaken die je in ieder geval goed moet regelen, is inzicht in de bezetting. Je wilt weten wie wanneer thuis werkt en wie je op kantoor kan verwachten. Natuurlijk om te voorkomen dat mensen bij aankomst geen werkplek hebben. Maar ook om praktische zaken zoals de lunch. Met software van AFAS kan een medewerker eenvoudig vastleggen of hij wel of niet op kantoor is. Via het intranet zet je daar in een handomdraai een mooie portal voor op, met de regels, tips en een overzicht van waar collega’s die dag werken. Zo is er altijd een actueel beeld en komt niemand voor verrassingen te staan. Met zo’n structuur bied je planningsuitdagingen makkelijker het hoofd. En het maakt niet uit welke verdeling of afspraken een werkgever maakt. Alles is goed vastgelegd.

Impact op de salarisadministratie

Naast praktische impact, heeft thuiswerken ook financiële gevolgen. De fiscus besloot al snel dat in de nieuwe situatie reiskosten niet meer standaard uitbetaald mogen worden. Nieuwe fiscale regels eisen dat medewerkers en werkgevers reiskosten moeten specificeren. Zij moeten kunnen aantonen of iemand wel of niet op kantoor is. Dit vereist een goede registratie. Maar ook de introductie van de thuiswerkvergoeding kan voor extra administratie zorgen. Om dat te voorkomen, is de registratie van thuiswerken in de HRM-software direct gekoppeld aan de juiste vergoeding. Zo gaat een vergoeding waar een medewerker recht op heeft automatisch mee in het payrollproces.

Uitdagingen overwinnen

Thuiswerken zal een blijvende impact hebben op onze maatschappij en organisaties moeten leren hier op een goede en efficiënte manier mee om te gaan. Meer weten? Volg de workshop ‘Hybride werken 2.0’ tijdens HR Live op 13 oktober bij de Fokker Terminal in Den Haag.