Rachel Timmer – Effectieve digitalisering van HR-processen, hoe doe je dat?

Veel organisaties hikken aan tegen het digitaliseren van hun HR-processen, hebben geen tijd en blijven daarom dus alles handmatig doen. Hoe doorbreek je die vicieuze cirkel. Hoe bereken je de meerwaarde van het gebruik van HR-systemen in geld en in uren? En hoe start je een proces van digitalisering op? We vroegen het Rachel Timmer van Visma | Raet. Zij biedt je inspiratie om over de drempels heen te stappen, met tips over hoe je zo’n proces ingaat en hoe je met slimme digitale manieren kosten kan verminderen en de inzetbaarheid van je personeel kan vergroten.

Sleutel

‘Digitalisering van HR-processen heeft vaak weinig prioriteit. HR-afdelingen kampen vaak met hoge werkdruk en openstaande vacatures, waardoor er simpelweg geen tijd is om structureel te investeren in digitalisering. Daarnaast ontbreekt het soms aan functioneel beheer of voldoende kennis om de mogelijkheden van HR-technologie goed te benutten. En zo ontstaat een vicieuze cirkel: processen blijven handmatig, inefficiënt en foutgevoelig, waardoor de werkdruk verder toeneemt. Tegelijkertijd wordt het rendement van digitalisering in tijd, geld én datakwaliteit vaak onvoldoende concreet gemaakt, wat het voor management lastiger maakt om prioriteit te geven aan dit onderwerp. Hierdoor blijven organisaties hangen in oude gewoonten, terwijl juist digitalisering de sleutel kan zijn tot zorgeloos HR.’

Tastbaar

‘Als je wilt dat digitalisering hoger op de prioriteitenlijst komt te staan, maak het dan tastbaar. Laat zien wat digitalisering daadwerkelijk oplevert in euro’s en uren. Bijvoorbeeld: als je 10.000 declaraties per jaar hebt, en je bespaart gemiddeld vijf minuten per declaratie, dan win je ruim 800 uur. Dat maakt de businesscase tastbaar, ook voor IT en Finance. Daarnaast helpt het om de strategische waarde van HR-digitalisering te koppelen aan organisatiedoelen, zoals medewerkerstevredenheid, retentie of data gedreven sturen. Wanneer IT en HR samenwerken en gezamenlijk de voordelen zichtbaar maken, zoals betere data, snellere processen en minder fouten, wordt het makkelijker om prioriteit en budget te krijgen.’

Smart triggers

‘Digitalisering van HR levert directe tijdsbesparing op voor HR-medewerkers, managers en medewerkers. Repetitieve handelingen, zoals het indienen, goedkeuren en verwerken van declaraties, verlof of onboardingstaken, kunnen volledig automatisch verlopen. Net als administratieve handelingen voor salarisverwerking of rapportages. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van de data. Minder fouten, minder herstelwerk, sneller inzicht en dus meer ruimte voor strategisch HR-beleid. Daarnaast biedt HR-software soms zogeheten smart triggers: slimme manieren om kosten te verminderen en de inzetbaarheid van je personeel te vergroten. Verhoog de inzetbaarheid van medewerkers, bespaar 5% werkgeverslasten en kijk naar de uitruil van arbeidsvoorwaarden. Als organisatie bespaar je kosten en verras je tegelijkertijd je medewerkers. Bovendien halen organisaties in een jaar tijd 100% rendement uit hun investering met smart triggers.’

Roadmap

‘Veel HR-professionals vragen zich af hoe ze zo’n proces moeten aanvliegen in hun organisatie. Begin altijd met een scan van de huidige HR-processen: waar zitten de knelpunten, welke handelingen kosten veel tijd en waar is de foutgevoeligheid hoog? Vervolgens stellen HR, IT en eventueel Finance een roadmap op waarin quick wins en strategische doelen worden opgenomen. Vaak is het slim om klein te beginnen met bijvoorbeeld het automatiseren van het declaratieproces en van daaruit op te schalen. Maak gebruik van bewezen software en koppel waar mogelijk via API’s, zodat je niet volledig afhankelijk bent van één systeem maar juist kiest voor wat bij de organisatie past.’

Vertrouwen

‘Omdat elke verandering weerstand oproept, kan je maar het beste gebruikers vroeg in het proces betrekken. Laat medewerkers en leidinggevenden meedenken over de inrichting van het systeem en laat zien wat het hen concreet oplevert. Organiseer korte workshops of demo’s om het gemak te ervaren. Daarnaast helpt het om key users op te leiden die ambassadeur kunnen zijn binnen de organisatie. Communiceer duidelijk over de voordelen, maar wees ook transparant over eventuele veranderingen in werkwijze. Draagvlak ontstaat door vertrouwen, betrokkenheid én zichtbare resultaten. En zo beperk je weerstand tegen verandering.’

Youforce

‘AI speelt een steeds grotere rol in het digitaliseringsproces, bijvoorbeeld bij het automatisch herkennen van patronen in verzuimdata, het voorspellen van verloop of het automatisch genereren van vacatures. Maar ook in de dagelijkse HR-processen zie je AI terug. Zo heeft ons eigen HR-software Youforce een AI-tool waarin alle HR-regelingen van een organisatie opgenomen zijn. Een medewerker stelt een vraag in de app en krijgt direct de relevante artikelen uit het HR-handboek die op zijn of haar functie van toepassing zijn. Dat scheelt medewerkers én HR enorm veel tijd.’

Beren

‘Natuurlijk kom je beren op de weg tegen bij het verhogen van de digitaliseringsscore binnen een HR-platform. De grootste uitdagingen zijn vaak intern: gebrek aan tijd, kennis of veranderbereidheid. Daarnaast zijn er technische obstakels, zoals verouderde systemen of beperkte integratiemogelijkheden. Ook heerst soms het idee dat alles in één systeem moet, terwijl je met specifieke tools en API-integraties vaak sneller en beter resultaat boekt. Belangrijk is om te kiezen voor schaalbare oplossingen, waarbij je met workflow-automatisering stap voor stap naar een meer zorgeloze HR-organisatie beweegt en met smart triggers ook nog eens kosten weet te besparen.’

Mutaties

‘Vanaf zo’n 200 medewerkers wordt het doorgaans rendabel om HR-processen te digitaliseren. De besparing is dan duidelijk zichtbaar, maar het hangt ook sterk af van de complexiteit van je processen. Heb je veel mutaties, tijdelijke krachten of decentrale afdelingen? Dan loont het al bij minder medewerkers. Denk vooral in tijd per handeling: als een taak structureel terugkomt, is die altijd te automatiseren en dus te verbeteren.’

Zorgeloos

‘Als ik workshops geef, dan geef ik deelnemers altijd concrete tips en adviezen mee voor de praktijk van morgen.

Kies één proces dat je morgen slimmer kunt maken en begin daarmee.
Denk in termen van ‘tijdwinst’ in plaats van ‘nieuwe systemen’.
Werk samen met IT: zij kunnen helpen met integraties en digitaliseren.
Wees niet bang om te experimenteren; digitaliseren is vaak minder complex dan gedacht.
Bedenk: elke stap richting zorgeloos HR is een stap richting meer tijd voor mensen.

Rachel Timmer is Director Public & Business Market bij Visma |Raet, hoofdsponsor van HR Live 2025. Tijdens HR Live verzorgt Visma | Raet workshops over digitalisering van HR processen.