De nieuwe CO2-meetplicht in 2023: een nieuwe klimaattaak op het bordje van de HR-afdeling

Auteur: XXImo, MainStagepartner van HR Live

Werkgevers met 100 of meer medewerkers moeten vanaf 1 januari 2023 hun CO2-uitstoot gaan bijhouden. En dat is geen sinecure… De datum 1 januari komt al snel dichterbij. En waarschijnlijk ziet u de bui al hangen: extra handelingen, een toename van papierwerk, een enorme berg administratie én kans op fouten. In deze blog duiken we verder in de aankomende CO2-meetplicht en mogelijke oplossingen. Wat kunt en moet u doen om straks goed voorbereid te zijn?

Wat houdt de CO2-meetplicht in?

De CO2-uitstoot moet drastisch omlaag. Dat is één van de belangrijkste pijlers uit het Klimaatakkoord uit 2019. Meer dan de helft van alle kilometers die we rijden heeft te maken met ons werk. Het kabinet verlangt daarom van grote werkgevers dat zij de CO2-uitstoot die ontstaat door het zakelijke reisgedrag van werknemers, gaan monitoren. Deze bedrijven moeten een jaarlijkse rapportage aanleveren van de CO2-uitstoot van de zakelijke mobiliteit van hun werknemers. Alles bij elkaar opgeteld moet deze meetplicht één miljoen ton minder CO2-uitstoot opleveren in 2030. In 2026 evalueert het ministerie de totale CO2-reductie. Dan wordt beslist of er een norm per werknemer moet worden ingesteld.

Wie pakt de handschoen op?

Brancheorganisaties en werkgevers zijn bang dat het meten van de uitstoot leidt tot kafkaëske situaties, met onnodig veel (papier)werk en administratieve lasten. Er heerst nog veel onduidelijk over de uitvoerbaarheid van de nieuwe maatregel.

Dat er een directe uitdaging ligt in de uitvoering van de nieuwe meetplicht is duidelijk. Voor grote organisaties betekent dit dat zij in eerste instantie moeten nadenken wie deze klimaattaak intern gaat oppakken. Een afdelingsoverstijgende samenwerking ligt voor de hand. In de frontlinie staan de? ?HR-afdeling, salarisadministratie, wagenparkbeheer, facility, finance en andere professionals die de zakelijke mobiliteit beheren – en dus belegd zijn met het rapporteren van zakelijke mobiliteit en de gemoeide CO2-uitstoot. Het is slim om als bedrijf na te denken over een projectgroep die gezamenlijk naar een totaaloplossing kijkt, zo voorkomt u versnippering in meten en weten en werkt u gezamenlijk aan het doel. Voor de HR-afdeling ligt hier een sleutelrol, met kerntaken zoals:

  • Op de hoogte blijven van nieuwe wetgeving in binnen- en buitenland
  • Adviseren over en aanpassen van bedrijfsbeleid
  • Steeds gedetailleerder rapporteren over CO2-uitstoot
  • De onkostenvergoedingen van werknemers aanpassen
  • Uitleggen van nieuwe maatregelen en betrokkenheid creëren bij medewerkers rondom ‘groene’ kwesties.

Toenemende complexiteit in mobiliteit

Bovengenoemde zaken zijn geen kleine taak. Bedrijven hebben al te kampen met een ‘war on talent’, hogere verwachtingen van medewerkers op het gebied van flexibiliteit en comfort, en de post-corona-trend van thuiswerken. Er is ook een verschuiving, “van eigendom naar gebruik”: veel medewerkers verkiezen een auto-on-demand abonnement boven een geparkeerde leaseauto. Of ze willen de ene dag naar kantoor fietsen en de andere dag met het openbaar vervoer reizen. Al deze factoren dragen bij aan de complexiteit van het meten en registreren van zakelijke mobiliteit. Toch zijn er een aantal oplossingsrichtingen die overwogen kunnen worden ter voorbereiding op de naderende meetplicht. Wat kunt u als HR-afdeling doen om dit meten zo soepel mogelijk te laten verlopen, zonder onnodig papierwerk? Laten we kijken naar de medewerkers zonder auto van de zaak en de medewerkers met auto van de zaak.

Medewerkers zonder auto van de zaak

Medewerkers maken voor het werk zowel woon-werkritten als zakelijke ritten. Die ritten leggen zij op verschillende manieren af. Vaak met eigen vervoer zoals de privéauto of fiets, of met het openbaar vervoer waarvoor een OV-kaart of mobiliteitskaart door de werkgever aan de medewerker ter beschikking is gesteld. Voor de nieuwe CO2-meting moet u al deze reisbewegingen volledig in beeld hebben. Het is daarom belangrijk om alle ritten op centrale wijze te registreren en administreren, waarbij u inzicht heeft in alle reisbewegingen, reiswijzen en CO2-uitstoot. Voor medewerkers die met het eigen vervoer reizen is een ritregistratiesysteem een uitkomst. Hiermee kunnen zij dagelijks vastleggen hoe zij gereisd hebben en met welk vervoersmiddel. Bijkomend voordeel is dat er per vervoersmiddel een individuele kilometervergoeding ingeregeld kan worden. Hierdoor ontstaat een krachtig stuurinstrument, waarmee ‘groen’ reisgedrag bijvoorbeeld beloond wordt met een hogere vergoeding per afgelegde kilometer.

Medewerkers met auto van de zaak

Naast de medewerkers die met eigen vervoer, een OV-kaart of een mobiliteitskaart reizen, heeft u waarschijnlijk ook medewerkers met een leaseauto. Voor een goede vastlegging van de ritten van deze medewerkers kunt u het volgende doen:

  • Ritregistratie: van elke reis wordt vastgelegd wanneer er is gereisd, met welke vervoersvorm, hoeveel kilometer is afgelegd en wat de CO2-uitstoot, het reisdoel en kosten van de reis waren.
  • Track and trace: Uitgebreidere versies van ritregistratiesystemen kunnen realtime-data bijhouden, zoals de live locatie van voertuigen. Zo kunnen ritten van werknemers gevolgd en geregistreerd worden.
  • Software-oplossingen: Er zijn daarnaast ook verschillende oplossingen beschikbaar die de CO2-uitstoot van uw volledige vloot kunnen meten.
  • Telematica: En dan is er telematica. Een geavanceerd systeem dat realtime voertuigdata van uw vloot afleest en inzichtelijk maakt, waaronder de CO2-uitstoot van uw vloot. Maar er zit nog veel meer achter telematica, waarmee u dieper inzicht krijgt in uw vloot.

Mobiliteitsoplossing

Een andere oplossing om alle reisbewegingen van medewerkers (mét en zonder leaseauto) vast te leggen, is door gebruik te maken van een mobiliteitsoplossing. Met één oplossing voor het boeken, betalen en administreren van mobiliteit kunnen medewerkers op dagelijkse basis zelf kiezen hoe zij hun ritten afleggen. Het meten en rapporteren van alle reisbewegingen en de CO2-uitstoot kan hierdoor automatisch verlopen, waardoor bedrijven zonder hoofdbrekens kunnen verduurzamen. Alle informatie wordt in één detailoverzicht gepresenteerd. Zo ziet u precies wat de CO2-uitstoot van uw totale organisatie is, maar ook van afdelingen of op medewerkersniveau. Hierbij wordt ook rekening met de AVG zodat de privacy van medewerkers geborgd is.

Wat kan uw bedrijf doen nu al doen voor CO2-reductie?

Het doel van de nieuwe meetplicht is duidelijk: werkgevers moeten meer inzetten op klimaatvriendelijke mobiliteit. Maar, hoe pakt u dit aan? Kort samengevat kan het gaan om minder reizen en andere reizen. CO2-uitstoot kunt u verminderen door werknemers meer thuis te laten werken en door een duurzame manier van reizen aan te bieden. Deze duurzame mobiliteit, wordt aantrekkelijk door hogere reiskostenvergoedingen voor fietsers of het verstrekken van thuiswerkvergoedingen. De overheid biedt ook financierings- en subsidiemogelijkheden om ondernemers te helpen verduurzamen. Wellicht passen één of meerdere van onderstaande duurzame opties bij uw bedrijf:

  • Mobiliteitskaart voor gebruik OV, fiets en elektrische deelmobiliteit
  • Hybride of elektrische auto’s (EV)
  • Flexibele kilometervergoedingen
  • Mobiliteitsbudget
  • Carpoolen
  • (Elektrische) fietsen
  • Aangepast parkeerbeleid
  • Thuiswerkvergoedingen