De H van HR? Zet de medewerker dan echt centraal

Auteur: Robert-Jan Simons – Plek

Je kan er niet meer omheen, de krapte op de arbeidsmarkt is enorm en zal volgens het UWV (2022) dit jaar zijn piek bereiken. Maar ook voor de toekomst wordt structurele krapte verwacht. Hierdoor kunnen werknemers hogere eisen stellen wanneer zij op zoek zijn naar een baan. Het draait daarbij niet alleen meer om een goed salaris en enkele extra’s, medewerkers leggen steeds meer de focus op diepere, persoonlijke aspecten zoals werkgeluk, balans, cultuur, missie, een wezenlijke bijdrage kunnen leveren en doorgroeimogelijkheden.

Belangrijke ontwikkelingen maar hoe maak je die praktisch en hoe krijg je er grip op zodanig dat het voor medewerkers ook relevant is? Het antwoord: zet de individuele medewerker centraal en ga uit van de samenhang in de totale feitelijke ervaring van de medewerker. Mooi gezegd misschien wellicht, maar hoe dan? Daar kan technologie, HR, leiderschap en interne communicatie (IC) mee helpen. Op welke manier? Dat lichten wij toe in deze blog.

Ontwikkeling 1: Denk vanuit de gehele ervaring van de individuele medewerker

De medewerker centraal zetten in je organisatie betekent dat je uitgaat vanuit de totale ervaring. In veel organisaties wordt ‘lokaal’ geoptimaliseerd. Vanuit allerlei functies en gebieden worden initiatieven gestart en over de medewerkers uitgestrooid. Vaak ook nog eens in verschillende formats en op verschillende manieren. Deze aanpak lijkt misschien optimaal vanuit een bepaalde functie – bijvoorbeeld HR introduceert een bepaalde oplossing voor onboarding, compliance komt met een nieuwe richtlijn en tegelijkertijd loopt er een cultuurtraject – maar vanuit het perspectief van de medewerker is dit gefragmenteerd, complex en werkt het vervreemdend.

Geïntegreerde beweging

Werknemers zien door de bomen het bos niet meer door alle initiatieven, apps, bronnen, sheets en applicaties, waardoor het verstandig, zelfs rationeel is om zich op het eigen werk terug te trekken. De ervaring om onderdeel van een groter geheel te zijn dat gezamenlijk probeert collectieve doelen te bereiken verdwijnt dan. Maar tijden veranderen. Wij zien in veel organisaties de beweging naar een geïntegreerde manier van denken waarbij functies als bijvoorbeeld HR, leidinggevenden en IC samen naar dezelfde medewerker kijken en vanuit dat perspectief beleid maken en verbeteringen inzetten. Deze ‘geïntegreerde beweging’ wordt al vele jaren bepleit, maar dankzij moderne technologie kan deze beweging tegenwoordig ook goed worden gefaciliteerd. Steeds meer organisaties kijken daarvoor naar een centrale ‘hub’ waarin alle draden samenkomen. ‘Collectieve-draden’ zoals de strategie, cultuur, processen, maar ook ‘individuele en team‘-draden zodat die in samenhang geïntegreerd beschikbaar zijn.

Ondersteuning vanuit technologie

Technologie kan deze beweging prima faciliteren. Tegenwoordig zijn er communicatie & alignment platforms die de rol van ‘hub’ faciliteren. Volledig ontwikkeld vanuit het perspectief van de gebruiker, waarin ‘collectief’, ‘team’ en ‘individueel’ samenkomen en waarin makkelijk tussen perspectieven kan worden geschakeld. Dat kan voor de gehele organisatie, maar bijvoorbeeld ook voor thema’s, specifieke doelstellingen en bijvoorbeeld interne communities. De waarde zit in gemeenschappelijke digitale ruimte waarin de samenhang, het gemak, het kunnen schakelen en verbinden van allerlei perspectieven mogelijk is.

Ontwikkeling 2: Baseer je besluiten op feiten en denk vanuit persona’s

In de meeste organisaties zien we een beweging dat er eerst naar de feiten (data) wordt gekeken om dan vervolgens, eventueel op basis van modellen, een vertaalslag te maken naar de specifieke context en situatie van de organisatie of het team. Dit is een echte verandering met vroeger. Traditioneel werkt HR met veel (sociaal-psychologische) modellen. Modellen geven wel kennis, maar met echte data wordt het pas echt inzichtelijk. Als je de medewerker echt centraal wil zetten, dan moet je tot op individueel niveau weten wat er speelt. Met andere woorden: hoe elke medewerker mentaal de bovengenoemde draden verbindt. En hier kan moderne technologie ook mee helpen.

De mens achter de data

Hoe werkt dat? We geven wat voorbeelden. Met moderne technologie is het mogelijk om op schaal 1-op-1 gesprekken aan te gaan over bepaalde thema’s, bijvoorbeeld over hoe mensen tegen de strategie aankijken en wat er volgens hen nodig is om die te realiseren of wat voor hen, individueel, hun betrokkenheid bepaalt en wat er bijvoorbeeld gebeurt als deze daalt. Op basis van deze gespreksgegevens kunnen op feiten gebaseerde medewerkerpersona’s worden gecreëerd die veel verder gaan dan demografische persona’s (leeftijdsgroep, opleidingsniveau en dienstjaren). Deze medewerkerpersona’s verstrekken diepere inzichten met betrekking tot de mens achter de data, zoals engagementfactoren en unieke combinaties van behoeften, aannames en verwachtingen. En stel dat je inzichten hebt in welke persona’s welke communicatie/ interventies juist waarderen, of juist niet? Dit soort feitelijke inzichten helpen HR, Leidinggevenden en IC om samen beleid te ontwikkelen op basis van een gezamenlijk beeld van wat er in de organisatie leeft. En dat verbetert de kwaliteit van beslissingen aanzienlijk.

Slimme acties

Wij zijn van mening dat Leiderschap, HR en IC, net zoals IT, juridische en andere afdelingen meer en meer zullen werken met dergelijke analyses om gezamenlijk een betere en meer geïntegreerde ervaring voor werknemers te creëren. Maar data-inzichten gaan veel verder. Op basis van de data kun je ook slimme acties inzetten, bijvoorbeeld gericht content aanbieden aan medewerkers die voldoen aan bepaalde karakteristieken, agenda’s tot op teamniveau die met een druk op de knop beschikbaar zijn en de teamleider helpen om de betrokkenheid in zijn team te vergroten, de organisatiestrategie meer te laten landen in zijn team of het team te helpen om een bepaalde belangrijke nieuwe manier van werken (compliance) te adopteren.