De eindeloze mogelijkheden van HR-digitalisering

AI, robots en software zijn er voor elk bedrijfsproces dat je je maar kan voorstellen. De wereld ontwikkelt zich razendsnel, al kan niet iedereen het hoge tempo bijbenen. Veel organisaties en HR-afdelingen blijven achter met digitalisering en de toepassing van nieuwe mogelijkheden. Dat is zonde, want er valt namelijk veel winst te behalen. Maar geen paniek, Keulen en Aken zijn niet op één dag gebouwd en met de digitalisering van slechts enkele processen kan je in korte tijd al een flinke inhaalslag maken.

Salarisadministratie

Een van de grote voordelen van HR-automatisering is dat de kwaliteit van je invoer verbetert. Dit geldt zeker voor de salarisproductie waarbij correcties achteraf vaak twee tot drie keer zoveel tijd kosten als een validatie (duur woord voor controle) aan het begin. Maak het ook niet te moeilijk en bied eenvoudige processen aan met minder kans op fouten. Bijvoorbeeld door maximumbedragen in te stellen voor declaraties en groepen medewerkers als stagiaires voor bepaalde vergoedingen uit te sluiten.

Declaraties

Met declaraties valt ook veel te winnen voor de medewerkers. De wat oudere lezers kennen nog wel de stapel onleesbare bonnetjes die je na een beurs of congres moest indienen. Met een app en AI is dat voorbij. Na je kop koffie maak je direct een foto van het bonnetje en wordt de ingevulde declaratie voor je klaargezet. Minder werk en frustratie voor de medewerkers en minder uitzoekwerk op de administratie. Een win-win die je niet mag laten lopen.

Urenregistraties

Automatisering geeft grip op data, maar kan ook veel geld opleveren. Neem nou de afdracht AWf-premie voor niet-eigenrisicodragers. Werkgevers die hiermee te maken hebben, moeten goed opletten dat medewerkers niet te veel uren maken ten opzichte van hun contracturen. Door dit proces te automatiseren houd je precies bij waar je nu staat en kan je bovendien het aantal gewerkte uren doortrekken naar de toekomst. Je krijgt dan tijdig een waarschuwing als je te veel uren dreigt te maken. Zo voorkom je dat je hier vijf procent extra AWf-premie over moet afdragen.

Contractbeheer

Geld besparen kan ook met contractbeheer. Zo zijn werkgevers in de zorg veel voordeliger uit als ze eerder of direct een vast contract aanbieden. Lang niet iedereen weet dat en zeg nou zelf, een jaarcontract voelt toch veel veiliger? Onzin, leidinggevenden weten vaak al veel eerder wanneer ze iemand vast in dienst willen nemen en met slimme software maak je inzichtelijk hoeveel geld dat oplevert. Diezelfde software kan je gebruiken om na drie maanden een reminder te sturen met de vraag om het flexibele contract om te zetten naar vast. Dat levert trouwens niet alleen geld op, maar bespaart ook nog veel tijd.

Spring op die trein

Door personeelstekort en gebrek aan kennis profiteren nog steeds te weinig organisaties van automatisering op de HR-afdeling. Zelfs als het al op de plank ligt! Vraag je leverancier naar best practices en nieuwe functionaliteiten. Er is meer mogelijk dan je denkt en vaak zonder extra investeringen. Datzelfde geldt voor AI. Waarom laat je ChatGPT geen vacatureteksten schrijven? Of schakel je AI niet in voor de invoering van groene arbeidsvoorwaarden? Dat scheelt HR enorm veel tijd. Of het nou gaat om datacontroles in je salarisadministratie of het eerste contact met kandidaten, AI heeft zoveel te bieden. Spring op die trein en ontdek de eindeloze mogelijkheden!

Maikel Schamp, product line manager, en Renko Kooistra, content manager, zijn werkzaam bij Visma | Raet en partner van HR Live op 9 oktober in de FokkerTerminal Den Haag.